pour les attaché(e)s de presse !

	>  accueil d’Almanart > sommaire formation   > vos suggestions     pressé(e) ?		où voir ce Tango nostalgique de Chapelle et Ducroux, 2010 ? (courtesy gal.Carré d’Artistes)  clic=zoom

 Votre métier d’attaché(e) de presse est difficile et délicat :

promouvoir en un minimum d’espace-temps : le DP se situe entre l’annonce publicitaire (par son accroche) et l’article de presse (par son contenu) ; vous devez captiver l’attention des médias à un événement afin qu’elles rediffusent deux contenus :
 - la pratique : quoi, qui, où, quand, comment...
 - ce qu’est l’événement et son intérêt.
Avec une difficulté pointue : le contenu doit non seulement intéresser les journalistes mais aussi être réexploité facilement par eux pour servir, en définitive, le grand public.
Deux outils sont utilisés parfois conjointement : le CP (communiqué de presse), 1 page dense pour informer rapidement, et le DP (dossier de presse), dossier analytique (historique, références de l’artiste, liste des oeuvres...) avec visuels.
Rien d’étonnant qu’avec ces difficultés il y ait une différence de niveau entre les "pros" des grands musées et d’autres plus indépendant(e)s : une question de formation ? Peut-on modestement vous aider ?

Avez-vous une idée de votre travail vu par vos correspondants ? Non ? Alors voici un retour, car à 50 courriers / jour, nous avons une vue pertinente de vos envois :

Vos envois sont, à : > 50% bien rédigés et organisés > 25% munis d’erreurs parfois gênantes > 25% difficilement exploitables. Les erreurs récurrentes : - le titrage - les visuels mal joints - l’adressage des courriers - la mise en page - l’orthographe et la grammaire

Qu’attendons-nous de vous ? D’être informé sans perdre de temps, pouvoir vite trier vos nombreux envois, récupérer les données par informatique. Deux mots clés : > rapidité > facilité

Les meilleurs DP sont ceux des grands musées qui ont des normes : exemples à suivre, car un dossier incertain risque qu’on ne le parcoure que superficiellement voire qu’on le zappe. Pressé(e) ? Voici 10 trucs primordiaux à ne pas faire :   cliquez sur les chiffres ( etc) et accédez aux explications correspondantes   planquer ou oublier les infos pratiques (date de fin...) envoyer un document non éditable (scanner un texte...) noyer nos boites de flyers ou logos imagettes parasites saisir les noms, lieux, etc, en majuscules (couper-coller impossible) agrandir la page pour qu’on "la voie mieux" (à plus de 100%) titrer l’objet par une mention banale type "dossier de presse" inclure un visuel dans le corps du message et non en pièce jointe nommer vos images n’importe comment (voir exemples) nommer vos pièces jointes n’importe comment (voir exemples) envoyer vos courriers trop tôt ou trop tard     Vous utilisez un Mac ? Savez-vous que 60 à 70% de vos lecteurs utilisent un PC, car ils ne sont pas forcément dans une rédaction (où le Mac est très présent) ; voulez-vous qu’ils vous lisent aussi ?     Vous envoyez une Newsletter ? Dommage. Car elle n’est pas faite pour cela, ne respectant pas la règle fondamentale : "1 communiqué = 1 sujet", et non pas 2 sujets et encore moins 36. Si le journaliste pressé doit chercher son info dans une suite d’annonces, il zappe assez vite...        Conseils sur la rédaction :   = fréquent ou très important !  = un des "10 trucs primordiaux"

svp ne faites pas :	veuillez préférer :
de long discours avec intro, analyse, exposé, conclusion : on est dans la com’, pas à l’uni. ni chez Le Monde avec des virgules imbriquées et le verbe à la fin... éviter aussi le gros dossier fourre-tout	> la stricte concision ; toutes les infos principales doivent figurer dans la 1ère page, sans devoir tout parcourir pour les trouver ; phrases courtes, verbe au début ! > distinguer le CP (communication presse) groupant sur une seule page un résumé et les infos indispensables (liste ci-après) et le DP (dossier de presse) qui peut être structuré (table des matières), bien documenté et imagé
de noms, lieux, etc, en majuscules ; inutiles, désagréables, elles oblige à ressaisir le terme au lieu d’un simple couper-coller	> les seules majuscules admises, en langue française, sont celles en début de phrase et en début des noms propres ; point barre !  > retour aux "10 trucs"
> vous substituer à l’artiste : - pas de fioritures svp - ni polices folklos - ni caractères de couleur peu contrastée sur le fond	> le contenu doit primer sur la forme : plus le texte est agréable à lire, mieux il est compris
de texte pénible à lire ; les critères de lisibilité ont été scientifiquement étudiés et impliquent d’éviter : - les majuscules - le cadrage centré - le cadrage proportionnel - les gras et couleurs non structurés - les longs blocs sans ponctuation - la ponctuation foklo	> une police lisible et universelle Mac-PC (Arial, Univers, Helvetica...), de dimension normale (de 10 à 12, ni plus ni moins) ; cadrer à gauche sans proportion ; majuscule à la seule 1ère lettre du nom propre ou en début de phrase, c’est tout ; pas de phrases interminables
un agrandissement de la page pour qu’on "la voie mieux" (ex : afficher à 120%) ; résultat : on passe son temps à dézoomer pour lire l’ensemble, lassant... ; ni d’agrandissement par double interlignage ou gros caractères, cela oblige à tourner inutilement les pages	> sur Word par ex., composez votre texte avec un affichage de 75% ou 100% maxi (polices de 12 ou 10 respectivement) ; compactez normalement votre texte pour éviter d’imprimer un roman blanc > retour aux "10 trucs"
un document non éditable, les erreurs les plus grossières étant : - scanner un document et envoyer son image - utiliser un logiciel confidentiel (PowerPoint par exemple) - écrire des mots entiers en majuscules	> le journaliste, aussi pressé que vous, doit pouvoir sans effort y copier des éléments pour les coller dans son texte ; surtout ce qui est diffcile à taper sans risquer des fautes, comme les noms propres et les éléments pratiques  > retour aux "10 trucs"
un document non imprimable, par le fait d’y inclure : - un fond qui vide la cartouche - une trame d’image derrière - des doubles espaces entre lignes ou paragraphes, qui rallongent - du format paysage, ou non A4 - des caractères pattes de mouche - des caractères peu contrastés	> presque tout le monde imprime les parties importantes ; les écolos ou économes font l’effort de le faire en mode brouillon (à faible contraste), alors donnez leur le moyen de le faire  > retour aux "10 trucs"
> oublier une info importante comme la date de fin, car on ne téléphonera pas, ou l’endroit exact et complet : nous ne chercherons pas si Triffouillis-les-Oies est dans le 60 ou le 78...	> les infos primordiales sont : - dates de début ET de fin d’expo - horaire, jour de fermeture - lieu géographique (et non pas postal), horaires, nocturnes, métro-RER, accès, parking - numéro du département, mais si ! - moyen d’y aller si hors Paris - tél du lieu - nom de la responsable sur le lieu - site web du lieu - votre nom - votre mail ou fax
planquer les infos pratiques en dernière page ou pire, noyées dans la masse (on cherche, on cherche, et puis zut, on zappe...)	> les mettre toujours au début, qu’on puisse d’un coup d’oeil à la 1ère page appréhender toutes les données importantes ; soyez p r a t i q u e s !  > retour aux "10 trucs"
> informer d’une prolongation : l’info presse c’est "one shot", sauf pour les très grandes expos	> les responsables n’avaient qu’à mieux s’organiser, et on n’est pas là pour faire de la pub à répétition pour ceux qui, sait-on jamais, y songeraient...
paramétrer correctement l’ordinateur, notamment pour éviter les problèmes entre Mac et PC	> par exemple, mettez vos textes en format universel RTF et norme européenne (et non ISO) > vous avez un Mac et vous voulez que les utilisateurs de PC vous lisent sûrement ? => lisez ceci !
> grouper des annonces dans un même dossier de presse	> une rêgle d’or en com’ : 1 message, 1 thème !
> évitez les PJ faites par des logiciels folkloriques ou peu utilisés dans la presse (Power-Point, Works, QuickTime...), les formats et logiciels purement Apple et des normes trop spécialisées (fichiers en EPS pour les imprimeurs..., fichiers TIFF, SIT, etc)	> tous les ordinateurs décodent les formats universels (RTF...), les logiciels courants (Word et Acrobat), les formats d’image JPEG (format jpg) et ceux d’internet (HTM) ; donc vous avez ça sur votre machine, pas besoin de chercher plus loin... Et tous ces logiciels sont aussi capables d’enregistrer sur ces formats universels : pas d’excuse pour ne pas être lus !
> à suivre...	> à suivre...

Exemples :

> CP très mauvais
> CP parfait  (l’original est en pdf, avec nos remerciements aux rédactrices du MAM_VP)
> DP parfait  (avec nos remerciements à la Galerie Baumet Sultana dans le Marais)

 

Conseils sur le mailing en ligne :

= fréquent ou très important !  = n° d’un des "10 trucs primordiaux"

svp ne faites pas :	veuillez préférer :
omettre l’objet d’un mail ou se contenter d’une mention banalisée type "DP" ou "communiqué de presse" ; vous prenez deux risques : de vous faire écarter par les anti-spams automatiques ou bien par le lecteur qui trie sur les titres : trop bête, n’est-ce pas ?	> réfléchir à un titre (le "sujet" du mail) concis, explicite en moins de 25 caractères ; c’est primordial : en lisant sur la messagerie le nom de l’émetteur plus le sujet, on DOIT savoir de quoi il s’agit ET la date de l’événement > retour aux "10 trucs"
inclure un (ou pire : une floraison...) de flyers et imagettes parasites dans votre mail, elles encombrent les boites et c’est odieux de les retirer une par une... Pas d’adresse, pas de logo, pas d’amuses-gueules svp, on est des pros pas des enfants...	> mettre adresses, logos, etc sous forme de texte
mettre un titre en anglais est aussi un exxxxcccellent moyen de se faire écarter par les anti-spams !	> bis repetita
> exemples de ce que nous, ou notre anti-spam, virons sans regarder : > toutes les images en gif : "xyz.gif" > celles sans extension (donc venant d’un Mac) et qui ne chargent pas automatiquement le logiciel de visu > toutes celles inférieures à 20 ko (pubs sous forme d’images)	> no comment...
> mettre un simple prénom dans l’identifiant de l’envoyeur risque aussi de se faire écarter par les anti-spams !	> bis repetita
envoyer l’image d’un texte, au lieu du texte en mode caractères ! C’est stupide car empêche le couper-coller ; alors votre texte comme vos coordonnées vont aller sûrement à la poubelle ; et ça prend trop de place en taille de fichier dans la messagerie	> aidez-nous, en nous facilitant la manipulation, à pouvoir reprendre des extraits de votre propre texte ; et c’est plus valorisant pour vous !
inclure vos visuels dans le corps du message : le mail devient lourd, l’image est illisible car trop grande. Et attention : Almanart et d’autres pros utilisent des logiciels de réception perfectionnés qui montrent mais mettent au rebus les images non en pièces jointes ; pourquoi ? pour écarter les parasites type logos, flyers, etc, inutiles : donc vos visuels sont aussi évacués...	> évidemment, mais c’est bien sûr, mettre les images en PJ (pièce jointe), c’est fait pour ça... Cela ne pose aucun problème de format ou de taille ; elles sont lisibles par un seul clic avec dimensionnement automatique  > retour aux "10 trucs"
> inclure de petits visuels dans le corps du message est tout aussi mauvais : c’est un récent procédé utilisé par les spameurs, et la parade consiste à virer (sans regarder) tous les visuels de moins de 15 ko... dont les vôtres	> bis repetita ...et on insiste : PAS de visuels du tout dans les msg, mais en PJ !
> rajouter en plus du texte une image de l’invitation lorsque celle-ci n’est pas exigible à l’entrée, est complètement inutile : ça surcharge sans rien apporter puisqu’elle empêche le couper-coller	...et on insiste encore : PAS de visuels du tout dans les msg, mais en PJ !
nommer vos images n’importe comment ; éviter par flemme de les appeler "image1", "photo1", "Sans titre1", etc : que croyez-vous que ça donne après réception de 50 mails ? > Ce qui nous fâche et nous dissuade de regarder : > le images sans extension (donc venant d’un Mac) et qui ne chargent pas automatiquement le logiciel de visualisation > celles qui ne permettent pas de faire la liaison visuelle rapide avec le mail : ex. : "annonce.jpg", "3f3c4a2.jpg", "10.jpg", "image8.fpg"... > c’est aussi valable pour toutes les PJ : "CP2306.doc", "DP.dbf", "cvfc.doc"...	> il faut qu’on puisse lier facilement le nom de l’image au nom du mail, pour cela il suffirait par exemple que ce titre et le nom de l’image en PJ commencent par les mêmes caractères, pour faciliter le tri ; exemples ci-dessous, en  > retour aux "10 trucs"
> nommer vos images ou vos dossiers à inclure dans une page web, avec des caractères accentués ou exotiques ; certains navigateurs ne les reconnaissent pas et ils n’apparaîtrons pas	> n’utilisez que des caractères anglo-saxons et vous n’aurez jamais de problème (ne croyez pas tout ce que prétend Microsoft avec Windows)
nommer vos PJ (pièces jointes) n’importe comment : "CP2306.doc", "DP.dbf", "cvfc.doc", "attachement.pdf", "CP2306.doc"... : > ça oblige d’ouvrir la pièce pour savoir de quoi il s’agit alors que le mail est là pour servir à ça, à condition qu’on puisse faire le lien entre les deux par leurs titres... > pire, cet exemple fréquent : nommer un CV d’artiste "CV", sans faire de lien avec l’expo où il figure et qui devient impossible à retrouver => travail inutile...	> bis repetita de  ;  exemples : -objet : "Machin chez Truc, expo en juin" -PJ1 : "Machin image 1" -PJ2 : "MachinCV" -PJ3 : "Machin DP" Pas trop difficile, quand même, non ?  > retour aux "10 trucs"
> envoyer le programme des 6 mois à venir ; sauf si c’est un très grand évènement à ne manquer sous aucun prétexte....il risque de s’abîmer dans une mer de papier ou une toile d’arraignée de mails...	> solliciter la presse au moment où il le faut, ni avant (pas plus de 1 mois) ni après (3-4 jours avant c’est virtuellement après !) : l’idéal est entre 2 et 3 semaines avant pour pouvoir venir à l’invitation
> doubler un envoi parce qu’on n’est pas sûr ; ce n’est pas pro et em...nuyeux	> bien gérer ne coûte pas plus cher
vos envois n’importe quand ; c’est l’arrivée chez le "client" qui compte, pas l’organisation de votre propre travail : trop tôt = en dessous de la pile, => oubli garanti ; trop tard = on est déjà booké	> l’idéal = 3 semaines avant l’événement pour les envois postaux qui s’acheminent normalement (le lendemain), 3,5 semaines pour les mails (on ne regarde pas forcément la boîte tous les jours)
> à suivre...	> à suivre...

Exemples : 

> message peu satisfaisant
> parfait message d’accompagnement (nos remerciements à Rémy Hoche, Resp.Com’, Le Cube)
> parfait dossier avec pièces (nos remerciements à la rédactrice de Heymann, Renoult Associées)

 

Conseils à votre dir’com :

= fréquent ou très important !  = n° d’un des "10 trucs primordiaux"

svp qu’il ne fasse pas :	qu’il préfére :
> tous ses vernissages le jeudi, comme tout le monde et partout, car il y a une chance sérieuse qu’on n’y vienne pas... Notamment si vous êtes en banlieue, c’est l’assurance de n’y voir AUCUN parisien, qui sont placés devant le problème de difficilement choisir les invitations de ce sempiternel jeudi.	> s’il n’est pas un acteur majeur, pas de taille à lutter pour être en pôle position ce jour, choisir un autre jour ou une autre heure (avant les autres, par exemple) ; beaucoup ont compris que se grouper est efficace, ce qui implique de mettre en sourdine son individualisme et de parler aux collègues d’en face ; mais "ça paie" !
de site web en technique Flash, c’est ch... car long à charger, demande presque toujours de télécharger le dernier logiciel flashplayer (ce qui est inutile), rend impossible le copier-coller, etc ; ce qui est sûr, dès lors que vous demandez au lecteur de devoir travailler pour voir votre site, c’est qu’il zape ! Résultat = un site dissuasif...	> suivre 3 principes : simple, simple et simple ; donc ne pas le faire faire à un informaticien ni à un graphiste...  > retour aux "10 trucs"
> laisser des informaticiens ou des graphistes lui faire son site : il sera hyper-technique ou hyper-graphique, donc hyper-merdique (lent, peu maniable, etc, etc)	> s’engager lui-même, désigner un utilisateur (mieux : une utilisatrice) pragmatique, faire simple, faire tester absolument tout, demander l’avis des utilisateurs finaux...
Vernissage sans vin  C’est tout à fait mesquin	> Offrir un petit verre  N’est pas vraiment plus cher
> à suivre...	> à suivre...

> vos suggestions

merci, bon succès !

 

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